Советы / Кадровое делопроизводство
17 августа
1 967

Режим труда и отдыха. Как установить в компании оптимальный режим рабочего времени, позволяющий сэкономить ресурсы работодателя

Режим работы очень важен в жизни любой организации: от него зависит производительность и размер фонда оплаты труда. Ошибки в этом вопросе могут не только снизить эффективность производственного процесса, но и привести к необоснованному увеличению расходов на оплату труда (со всеми вытекающими отсюда последствиями).

Юрист, эксперт в области трудового права Александр Южалин советует при описании режима труда и отдыха работников не только руководствоваться требованиями закона, но и учитывать те задачи, которые ставит перед собой любой работодатель.

Режим работы подразумевает два составных элемента — режим рабочего времени и время отдыха работника. В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ, рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. В соответствии со статьей 106 Трудового кодекса РФ, время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Таким образом, режим работы должен предусматривать описание времени, когда работник обязан выполнять свою трудовую функцию (свои должностные обязанности), а также времени, когда работник свободен от выполнения таких обязанностей. Однако перед тем, как говорить подробно о составных частях режима работы, определимся, где (в каком документе) должен быть прописан режим рабочего времени.

Прописывать режимы работы — обязательное требование, установленное действующим законодательством. От того, какие именно режимы работы установлены у работодателя, зависит их документальное закрепление.

Согласно статье 189 Трудового кодекса РФ, все режимы, установленные и действующие в организации, должны быть закреплены в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) — обязательном локальном нормативном акте. Иными словами, если какой-либо режим на постоянной основе применяется в организации, он должен быть закреплен (описан) в ПВТР.

Но, кроме ПВТР, условие о режиме рабочего времени может быть включено также в трудовой договор с работником, правда, не во всех случаях. При установлении работнику индивидуального режима работы данный режим должен указываться в качестве обязательного условия в трудовом договоре с этим работником. Данное требование установлено статьей 57 Трудового кодекса РФ. Для отдельных категорий работников могут устанавливаться индивидуальные режимы работы, отличающиеся от общеустановленных в Правилах внутреннего трудового распорядка. К таким категориям работников, например, относятся совместители, работники, выполняющие работу на условиях неполного рабочего времени, работники, у которых установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, и другие. Режим работы таких работников также следует описать в трудовом договоре.

Соответственно, есть и обратная ситуация: если при приеме работника на работу подразумевается, что он будет работать в общем режиме, установленном ПВТР, условие о режиме рабочего времени можно не включать в трудовой договор (и это не будет нарушением). В таком случае в договоре допускается либо указать, что режим рабочего времени определяется в ПВТР, либо вообще не оговаривать это.

Если работодатель все же решит и в этом случае указать условия режима труда и отдыха в трудовом договоре, это также не будет нарушением закона. Однако если впоследствии работодатель решит изменить режим, уже описанный в договоре, ему придется применять процедуру изменения условий трудового договора (что не всегда может быть легко и удобно). Именно поэтому, если есть возможность не описывать режим в договоре, лучше этого не делать.

Что же именно нужно указать, прописывая условия режима работы в ПВТР и/или трудовом договоре?

С учетом требований статьи 100 Трудового кодекса РФ при установлении работникам конкретного режима необходимо конкретизировать все его элементы.

Составными элементами любого режима являются название режима; определение рабочих и выходных дней; определение начала и окончания рабочего времени; норма; перерывы для отдыха и питания. Рассмотрим все элементы подробно.

1. Название режима

Любой режим, применяемый в организации, должен иметь свое наименование. Наименование режима следует определять исходя из его особенностей. Варианты наименования режима могут быть следующими:
— нормированный рабочий день;
— работа в режиме гибкого рабочего времени;
— сменный режим работы;
— режим работы «по графику»;
— иное.

Этот перечень не является исчерпывающим — наименование режима нужно определить, исходя из его составных элементов, указанных ниже.

2. Определение рабочих и выходных дней

Прописывая режим работы, необходимо конкретизировать, какие дни являются рабочими, а какие — выходными. Иными словами, нужно конкретно назвать, какие именно дни недели являются рабочими, а какие — выходными. В случае невозможности такой конкретизации нужно обязательно указать порядок чередования рабочих и выходных дней (например, предоставление выходных дней по скользящему графику).

Например, в случае указания режима работы «пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями» непонятно, какие дни являются выходными, а какие — рабочими, так как ни рабочие, ни выходные дни не конкретизированы. Если же при указании режима конкретизировать выходные дни («пятидневная рабочая неделя с понедельника по пятницу с двумя выходными днями — суббота и воскресенье») появляется конкретика и понимание, какие дни являются рабочими, а какие — выходными.

В случае, если рабочие и выходные дни определяются графиком работ (или графиком сменности), то работодателю необходимо предварительно информировать работников, выполняющих работу в таком режиме, о том, как они будут работать. В таком случае при описании режима допустимо использовать формулировку: «Чередование рабочих и выходных дней определяется графиком работы/сменности, который доводится до сведения работников не позднее чем...».

От того, в какие дни (рабочие или выходные) привлекается работник, будет зависеть порядок оформления документов и оплата труда, так как это может быть и сверхурочная работа, и работа в выходной день, и работа в ночное время и др. Поэтому очень важно на этом этапе решить, будете ли вы устанавливать конкретные выходные дни работника изначально или все же эти дни будут определяться отдельно (например, графиком).

3. Определение начала и окончания рабочего времени

При установлении режима необходимо определить начало и окончание рабочего времени.

Время начала работы — время, в течение которого работник обязан непосредственно приступить к выполнению своих трудовых обязанностей, возложенных на него трудовым договором.

Время окончания работы — время завершения исполнения работником трудовых обязанностей, определенное работодателем как таковое на основании установленного режима работы. После окончания рабочего времени наступает время после работы, которое работник может использовать по своему усмотрению.

Время начала и окончания работы может быть одинаковым для каждого рабочего дня, а может быть разным. Разное начало и окончание рабочего времени характерно для специальных режимов. Так, например, при сменной работе время начала и окончания работы зависит от смены, в которую трудится работник в конкретный день. Также время начала и окончания работы может изменяться в различные дни при режиме гибкого рабочего времени.

1 вариант: начало и окончание могут быть четко фиксированными.

Например, при нормальной продолжительности рабочего времени с 9:00 до 18:00, с 8:00 до 17:00 и т.д.

Или: при работе по графику с 8:00 до 8:00; с 9:00 до 21:00 и т.д.

2 вариант: начало и окончание работы может быть диапазонным с установлением конкретного временного промежутка (диапазона), определяющего начало и окончание рабочего времени.

Например, начало рабочего времени с 8:00 до 10:00 и окончание с 17:00 до 19:00.

Или: начало рабочего времени с 9:00 до 10:00 и окончание с 18:00 до 19:00 и т.д.

3 вариант: начало и окончание могут быть в принципе не зафиксированы — такой порядок называется гибким.

Например, начало и окончание рабочего дня определяются работодателем и доводятся до сведения работника (как, за какой период времени).

Или: начало и окончание рабочего дня определяется работником самостоятельно, исходя из необходимости выполнения установленного ежедневного объема работы.

4. Норма

При описании режима работодателю следует определить, какое количество отработанных часов за отрезок времени будет являться для работника нормой. Все, что будет превышать установленную норму, уже нужно будет расценивать как «переработку от нормы» и оплачивать ее в повышенном размере в зависимости от возникшей ситуации.

В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ нормальная продолжительность рабочего времени — это не более 40 часов работы в неделю. Такова норма рабочего времени для всех работников, независимо от организационно-правовой формы организации, режима рабочего времени, вида трудового договора и иных условий. Однако для отдельных категорий работников законодательством установлены свои нормы продолжительности рабочего времени. К примеру, законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для:
• работников в возрасте до шестнадцати лет — не более 24 часов в неделю (статья 92 Трудового кодекса РФ);
• работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — не более 35 часов в неделю (статья 92 Трудового кодекса РФ);
• работников, являющихся инвалидами I или II группы, — не более 35 часов в неделю (статья 92 Трудового кодекса РФ);
• работников, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3 или 4 степени или опасным условиям труда, — не более 36 часов в неделю.

Таким образом, в трудовом договоре следует определить норму часов за неделю (в зависимости от категории работника), а также определить продолжительность рабочего дня (смены), исходя из времени начала и окончания рабочего дня.

Важно! В случае, когда соблюсти установленную норму по продолжительности рабочего дня или рабочей недели не представляется возможным (исходя из особенностей производственного процесса), работодатель может применить суммированный учет рабочего времени и рассчитывать норму за учетный период (то есть не за неделю, а за месяц, два месяца, квартал или иной период в пределах года). Правильное применение режима рабочего времени может существенно снизить превышение нормы рабочего времени, количество сверхурочных часов работы, а следовательно, привести к снижению фонда оплаты труда!

5. Перерывы для отдыха и питания

В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается.

Время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или по соглашению между работником и работодателем.

Прописывая перерыв(ы) для отдыха и питания, учитывайте следующее:

Количество предоставляемых перерывов

Количество предоставляемых перерывов для отдыха и питания определяется работодателем исходя из условий работы, а также с учетом санитарно-эпидемиологических требований.

Например, при 8-часовом рабочем дне должно предоставляться не менее одного перерыва для отдыха и питания в течение рабочего времени с минимальной продолжительностью 30 минут.

Продолжительность предоставляемых перерывов

Продолжительность предоставляемых перерывов не может быть меньше 30 минут и больше 2 часов (статья 108 Трудового кодекса РФ).

Указанную продолжительность перерывов для отдыха и питания следует рассматривать как время продолжительности одного перерыва. То есть работодатель может предоставлять работнику несколько перерывов, например: по 30 минут, по 1 часу, по 2 часа.

Порядок предоставления перерывов

Порядок предоставления перерывов может определяться как:

Фиксированный — такой перерыв для отдыха и питания имеет «четкие рамки», т.е. указано конкретное время его предоставления. Например, с 13:00 до 14:00, с 12:00 до 13:00 и т.д.

Диапазонный — такой перерыв для отдыха и питания указывается во временном промежутке. Достаточно тяжело отслеживать время его использования. При этом отсутствует возможность использования перерыва по факту. Например: предоставление перерыва для отдыха и питания в количестве одного часа в промежутке с 12:00 до 14:00.

Гибкий график — в этом случае перерыв для отдыха и питания может быть использован работником в течение рабочего времени. Главное — указать порядок его предоставления, а именно, кто его определяет (работник, работодатель, по соглашению сторон трудовых отношений, непосредственный руководитель и т.д.) и каким образом это осуществляется.

Выбор режима работы — это всегда право работодателя. Что может сделать кадровик, чтобы не допустить превышения расходов на оплату труда и выполнить необходимые требования закона?

1) Правильно выбрать режим, в первую очередь в целях решения поставленных в организации задач.

2) Определить, можете ли вы изначально зафиксировать, какие дни работника будут рабочими, а какие — выходными. Если не можете определить, этот вопрос рекомендуется регламентировать отдельным документом (например, графиком).

3) Правильно определить норму рабочих часов.

4) Если всегда работать «в норме» не представляется возможным, решить вопрос с использованием суммированного учета рабочего времени с правильным учетным периодом.

5) По возможности минимизировать количество часов, которые по закону оплачиваются в повышенном размере (например, ночных).

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Свежие вакансии
Вахта
26 октябряВолжский


Вахта
ВчераВолжский

Будьте первым
Вахта
от 110 000 руб./месяц
26 октябряВолжский

Вахта
26 октябряВолжский